第三期「北泰问答」档案管理系统功能要求

解决方案

档案管理系统定制

➤网友jd***ce92：

档案管理系统是现代组织不可或缺的工具，它不仅为信息的存储、检索和管理提供了一个集中化的解决方案，而且对于保障数据的安全性、完整性和可访问性起着至关重要的作用。

这位网友所说的需求符合档案管理中的「收集、整理、保管、利用」基本业务功能。

是档案管理系统中必备的功能之一。

除必备功能外，一些单位会要求其他功能的定制。

由于不同单位的档案类型、业务流程、管理规定以及使用需求都有明显差异，定制的内容也大有差异。

那么，档案管理系统应该包括哪些必备功能呢？

GB_T 39784-2021《电子档案管理系统通用功能要求》对电子档案管理系统总体要求提出7大方面的要求，并明确列出了必选要求和可选要求。

1.系统结构开放性

2.功能扩展性

3.配置灵活性

4.安全可靠性

5.电子档案分库管理

6.多类电子档案管理

7.实体档案辅助管理

当然，不同行业对档案管理系统的功能要求各有侧重。

金融业：

需要集成管理软件（如ERP、CRM、OA等），以实现数据共享和流程自动化。

医疗行业：

需要集成病人的电子健康记录（EHR）和医疗影像资料（如X光片、CT扫描等），以实现患者信息的全面管理和快速检索。

教育行业：

需要管理学生的学籍档案、成绩记录和教学资源，同时还要考虑到教育资源共享和知识产权保护的需求。

制造业：

可能需要集成产品生命周期管理（PLM）系统，以管理产品设计、生产和维护过程中产生的技术文档和图纸。

政府部门：

需要符合国家档案管理的标准和规定，同时可能需要集成政府信息公开和公共服务平台，以提高政府透明度和服务质量。

法律行业：

需要管理大量的案件文件和法律文书，同时要确保文件的安全性和保密性，以及支持案件检索和法律研究。

北泰智能智慧档案馆一体化平台囊括了「库房管控平台」和「档案管理平台」，即一个后台两个前台。

系统首页具有展现 3D 库房模块、设备状态数量统计、库房环境数据、档案检索、系统自检等内容）；实现温湿度监控、水检测设备、防盗报警监控、门禁监控等设备远程管理；满足档案收、管、存、用等档案业务要求。

业务流程全面

系统涵盖档案「收、管、存、用」基本业务全流程。不同档案类型如电子档案、录音录像档案等著录依据相关标准规则。

信息安全

操作系统、中间件、数据库全国产化，自主可控。

对接范围广泛

已与市面主流安防、环境设备完成对接，可根据实际情况选择设备厂家。

数据融合

可与办公业务系统进行数据对接，提供标准接口，上报库房温湿度信息、安防报警数据，消除“数据孤岛”。

态势感知

多维可视化系统，全局视角大数据动态展示，辅助档案管理人员科学智慧决策。

高扩展性

业务支持按需调整档案目录结构，适应用户的管理模式变化和规模增长。

参考：

GB_T 39784-2021《电子档案管理系统通用功能要求》

建标103-2008《档案馆建设标准》